Knackpunkt bei Vorträgen und Präsentationen: Die Zielsetzung

Wenn ich mir die Mühe mache, mich aus meiner Komfortzone heraus zu bewegen und mich vor Menschen zu stellen, die mich einige Minuten anstarren und entweder jedes meiner Worte und jede meiner Bewegungen kritisch mitverfolgen oder noch schlimmer, sich mit jeder Minute noch mehr wünschen, dass ich endlich fertig bin, dann sollte sich dieser Aufwand für beide Seiten lohnen. Das heißt, sowohl die Zuhörer als auch der Vortragende muss davon profitieren, dass nicht Zeit und Ressourcen geopfert werden.

Deshalb beginnt jede Vorbereitung von Reden, Präsentationen und Vorträgen immer mit der Frage, welches Ziel man verfolgen möchte, bzw. von außen vorgegeben ist. Die Zieldefinition muss möglichst präzise, knapp und so genau wie möglich auf die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Inhaltliche Ziele können sich allerdings je nach eigenem Wissensstand zu Beginn der Vorbereitung noch ändern. Das bedeutet, dass vor allem bei Themen, die man sich selbst gerade erst erarbeitet, natürlich durchaus noch Änderungen der eigenen Position oder der Schlussfolgerungen aus entdeckten Zusammenhängen stattfinden können. Die Zieldefinition, von der hier die Rede ist, ist übergreifender und sollte die Eingangsfrage beantworten, warum halte ich die Präsentation und warum sollten die Zuhörer aufmerksam folgen. Wie profitieren die Adressaten meiner Rede von der gemeinsam verbrachten Zeit.

Mögliche Zieldefinitionen können neben weiteren sein:

• Arbeitsergebnisse präsentieren
• Nützliches Wissen vermitteln
• Zu Diskussionen anregen
• Themen umfassend beleuchten, um Einigung zu erzielen
• Eigene Meinungen / Ideen nachvollziehbar machen
• Adressat zu einer bestimmten Handlung bringen
• Produkt verkaufen
• Sich selbst verkaufen
• Stimmungen erzeugen
• Unterhalten

Das Ziel muss überlegt ausgewählt werden, um das Publikum und sich selbst nicht zu überfordern. Völlig unrealistische Ziele hinterlassen auf beiden Seiten nur Frust. So kann es deutlich sinnvoller sein, erstmal nur Bewusstsein für eine bestimmte Problematik zu wecken als gleich mit hohem Verkaufszahlen für die Lösung des Problems zu planen. Genauso kann es sinnvoller sein, die Ergebnisse eines Arbeitsprozesses und die wichtigsten Erkenntnisse anschaulich zu präsentieren, damit andere mit diesem Wissen weiterarbeiten können, anstatt darauf abzuzielen, dass jeder die genauso Vorgehensweise und Irrwege während des Arbeitsprozesses spannend findet und nachvollziehen möchte. In Ausbildungssituationen ist die gewünschte Zielsetzung oft genau andersherum. Es kann für Dozenten und Ausbilder oft wichtiger sein zu erfahren, wie an Aufgaben herangegangen wurde, wie gegebene Hilfen und Informationen in den Prozess eingearbeitet wurden und wie langsam aus einzelnen Puzzlestücken ein Plan erarbeitet und hoffentlich zielgerichtet verfolgt wurde. Die Ergebnisse von gestellten Aufgaben sind zumindest in den unteren Semestern oder in den ersten Ausbildungsabschnitten nicht außerordentlich relevant oder dem Aufgabensteller sowieso bekannt. Bei Abweichungen zur bekannten Lösung ist der Lösungsweg deshalb deutlich interessanter. Sie erinnern sich sicherlich noch an Mathematikaufgaben, bei denen es eben nicht gereicht hat, das Ergebnis zu notieren, sondern der Rechenweg war das Interessante.

Bei der Präsentation von Ergebnissen ist also sehr genau darauf zu achten, welches Ziel gesetzt und vom „Auftraggeber“ verlangt wird. Wenn mein Hauptaugenmerk auf Ergebnissen liegt, dann kann ich zwar gerne auch darauf eingehen, wie ich darauf gekommen bin und warum ich sie für valide halte, aber trotzdem wird sich meine Präsentation deutlich von einer solchen unterscheiden, bei der ich den Prozess der Lösungsfindung in den Vordergrund rücke, um den Zuhörern beizubringen, wie man sich an ein Problem herangetastet hat und welche Hürden auf diesem Weg lagen.

Also eine Zieldefinition „Information über unsere Gruppenarbeit“ ist deutlich zu unspezifisch und entweder eine prozess- oder eine ergebnisorientierte Ausarbeitung könnte dahinterstecken, bzw. gefordert sein. Auch wenn sich inhaltlich sicher Mischformen realisieren lassen, ist für den Aufbau und die Struktur unerlässlich sein Ziel klar definiert zu haben und vorher mit den Beteiligten abzusprechen.

Daraus ergibt sich auch, dass das Ziel “ich möchte halt eine gute Note bekommen“, uns bei der inhaltlichen und strukturellen Planung kein Stück weiterbringt, beziehungsweise die gute Note wird dann folgen, wenn das Ziel mit dem Benotenden abgesprochen und dann klar verfolgt wird. Hier zeigt sich wieder die Mehrfachbelastung in der Ausbildung, ohne klare Absprache ist nicht unbedingt ersichtlich, ob meine Arbeitsergebnisse bewertet werden, die Vorgehensweise diese zu finden oder meine Fähigkeit zu präsentieren. Oder ob die primäre Aufgabe ist, Kommilitonen über Themen zu unterrichten, also Informationen anschaulich und umfassend aufzubereiten.

Ich denke es wird ersichtlich, wie schnell man dabei das Thema verfehlen kann oder zumindest das Ziel. Wenn man sein Hauptziel klar definiert und mit allen Beteiligten abspricht, lässt sich viel einfach ein roter Faden spinnen, an dem man sich sowohl in der Vorbereitung als auch beim Präsentieren entlang hangeln kann, selbst wenn man Zusatzinformationen links und rechts des Weges mit in seinen Vortrag einbaut. Von Anfang an zu planen von allem ein bisschen mit rein zu nehmen, geht erfahrungsgemäß oftmals schief und die Zuhörer verstehen nicht, was sie mit Informationen anfangen sollen, warum sie präsentiert werden und fragen sich am Ende meistens: „ok, und nun?“

Das klar definierte Ziel ist also der erste Schritt meiner Vorbereitung, um mir selbst Hilfen an die Hand zu geben, die mir zeigen was ich erreichen will und welche Themen nicht oder höchstens als Exkurs relevant sind. In den letzten zwei Absätzen zeigte sich allerdings auch schon, dass nur das Ziel allein bei der Planung nicht ausreicht, genauso wichtig wird die primäre Zielgruppe meiner Präsentation sein. In unserem Beispiel der Ergebnisse einer Gruppenarbeit an der Uni, kommt es darauf an, ob ich meinen Kommilitonen etwas beibringen soll, was nur ich bisher erarbeitet habe oder ob ich einer Dozentin Ergebnisse einer Semesterarbeit präsentiere, deren Fallstricke und präzise Themenstellung nicht jedem Kommilitonen geläufig sein können. Wenn es um Inhalt und Aufbau geht, lassen sich Ziel und Zielgruppe also nicht trennen.